Dane ewidencyjne podatników muszą być na bieżące aktualizowane. Tryb, forma i terminy zgłaszania zmian zależą od statusu danej osoby lub podmiotu.

PESEL jako identyfikator podatkowy

Obowiązki aktualizacyjne osób, których identyfikatorem podatkowym jest numer PESEL, zostały zredukowane do minimum. Prawie wszystkie ich dane identyfikacyjne fiskus pozyskuje za pośrednictwem rejestru PESEL. Do tych informacji zalicza się: nazwisko, imiona, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, płeć, nazwisko rodowe, obywatelstwo, adres miejsca zameldowania na pobyt stały lub czasowy, serię i numer dowodu osobistego, numer PESEL. Podatnicy nie muszą w tym zakresie dokonywać aktualizacji. Zmienione dane powinny być niezwłocznie przekazywane z rejestru PESEL do Centralnego Rejestru Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników (CPR KEP).

Opisany tryb nie ma zastosowania w przypadku zmiany adresu zamieszkania innego niż zameldowania, osobistego rachunku bankowego, adresu elektronicznego oraz danych kontaktowych (adresu do korespondencji, telefonu, faxu i e-maila). Informacje te podatnicy aktualizują samodzielnie. Aktualny adres zamieszkania trzeba zgłosić obowiązkowo. Są dwie możliwości poinformowania urzędu skarbowego o jego zmianie. Pierwsza opcja to podanie nowego adresu zamieszkania w składanej deklaracji, np. w zeznaniu rocznym, lub w innym dokumencie związanym z obowiązkiem podatkowym. Drugim sposobem jest złożenie zgłoszenia aktualizacyjnego na formularzu ZAP-3. Rozwiązanie to stosuje się w przypadku, gdy nowy adres zamieszkania chce się zgłosić przed terminem złożenia deklaracji lub innego dokumentu związanego z obowiązkiem podatkowym.

Pozostałe dane przekazuje się fiskusowi fakultatywnie na formularzu ZAP-3. Informacje o osobistym rachunku bankowym należy podać, gdy przelewem chce się otrzymywać nadpłaty podatków, np. wynikające z rocznego rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych. Adres elektroniczny – chodzi o konto na Portalu Podatkowym lub na platformie ePUAP - zgłasza się na potrzeby wymiany korespondencji z administracją podatkową przez internet. Dane kontaktowe mają natomiast ułatwić bezpośrednią komunikację urzędników z podatnikami.

ZAP-3 można złożyć w formie pisemnej lub przesłać przez internet z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Przedsiębiorcy z CEIDG

Dane ewidencyjne, objęte zgłoszeniem identyfikacyjnym przedsiębiorców wpisanych do CEIDG, można podzielić na dwie grupy: personalne i związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Do pierwszej kategorii należą informacje gromadzone o wszystkich osobach fizycznych, czyli pozyskiwane z rejestru PESEL oraz adres zamieszkania. Dane biznesowe to: nazwa (firma), numer identyfikacyjny REGON, organ ewidencyjny, adresy miejsc prowadzenia działalności gospodarczej (główny i dodatkowe), wykaz rachunków bankowych, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej, przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych.

Przedsiębiorcy aktualizują dane, także nieobjęte wpisem, za pośrednictwem ewidencji. Zmiany zgłaszają na formularzu CEIDG-1, dołączając w razie potrzeby odpowiednie załączniki (CEIDG-MW, CEIDG-RB, CEIDG-RD, CEIDG-SC, CEIDG-POPR). Mają na to 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. CEIDG przekazuje zaktualizowane informacje do wskazanego urzędu skarbowego.

Teoretycznie przedsiębiorcy nie mają obowiązku składania zgłoszenia aktualizacyjnego na potrzeby kontaktów z administracją podatkową w przypadku zmiany danych pozyskiwanych z rejestru PESEL. Nowe informacje powinny być bowiem przekazane fiskusowi z tego rejestru. W praktyce jednak trzeba złożyć na formularzu CEIDG-1 wniosek o zmianę wpisu. Stanowi on bowiem źródło danych nie tylko przekazywanych do urzędu skarbowego, ale także ujawnianych w ewidencji oraz przesyłanych do ZUS/KRUS i GUS.

Istnieje wiele sposobów złożenia wniosku o zmianę wpisu w CEIDG. Wpisem można zarządzać przez internet pod adresem: www.ceidg.gov.pl (www.firma.gov.pl). Potrzebny jest jednak do tego profil zaufany ePUAP albo bezpieczny e-podpis. Zmian drogą elektroniczną mogą dokonywać również ci przedsiębiorcy, którzy rejestrowali się w sposób tradycyjny lub ich wpis został przeniesiony w ramach reformy z gminnych ewidencji działalności gospodarczej. Dostępna jest opcja polegająca na przygotowaniu wniosku on-line w tzw. trybie anonimowym. Polega to na tym, że wniosek sporządza się w internecie, a następnie trzeba udać się do dowolnego urzędu gminy/miasta, aby go podpisać. Podpis należy złożyć w ciągu 7 dni od daty wypełnienia wniosku. Wniosek CEIDG-1 można również przekazać w formie papierowej – składając w dowolnym urzędzie gminy/miasta lub wysyłając listem (poleconym). Decydując się na ostatnią opcję, czyli przesłanie listem, należy pamiętać, że niezbędne jest notarialne poświadczenie podpisu przedsiębiorcy.

Zmiany w NIP-7

Istnieje grupa podatników, których identyfikatorem podatkowym jest NIP, ale nieprowadzących działalności gospodarczej podlegającej wpisowi do CEIDG, np. osoby zatrudniające nianię na podstawie umowy uaktywniającej. Zgłoszenia aktualizacyjnego dokonują na formularzu NIP-7. Mają na to 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. W przeciwieństwie do przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG nie muszą informować o zmianie personaliów pozyskiwanych przez fiskusa z rejestru PESEL.

NIP-7 można przekazać w formie papierowej - składając w urzędzie skarbowym lub wysyłając na jego adres. Formularz ten można również przesłać drogą elektroniczną. Potrzebny jest jednak do tego bezpieczny e-podpis.

Podmioty z KRS

Podmioty podlegające wpisowi do KRS, m.in. spółki prawa handlowego, stosują od 1 grudnia 2014 r. nowe zasady aktualizacji danych ewidencyjnych. Zgłoszenie identyfikacyjne tych podatników zawiera dwa rodzaje danych: objęte treścią wpisu w KRS (z wyłączeniem rejestru dłużników niewypłacalnych) oraz uzupełniające. Informacje należące do pierwszej grupy są aktualizowane za pośrednictwem KRS. Wystarczy złożyć w sądzie rejestrowym wniosek o zmianę wpisu. Nowe dane są przesyłane z KRS do CRP KEP oraz rejestru REGON automatycznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Z CRP KEP są natomiast przekazywane do ZUS.

Podatnicy mają natomiast obowiązek złożyć w urzędzie skarbowym (właściwym w sprawach ewidencyjnych) zgłoszenie aktualizacyjne w zakresie danych uzupełniających. Są to informacje wymagane w kontaktach z administracją podatkową, GUS i ZUS. Do danych uzupełniających niezbędnych w relacjach z fiskusem należą: skrócona nazwa (firma), wykaz rachunków bankowych, adresy miejsc prowadzenia działalności, adres przechowywania dokumentacji rachunkowej, dane kontaktowe, a w przypadku osobowych spółek handlowych i podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców na zasadach określonych dla spółek osobowych - dane dotyczące poszczególnych wspólników (w tym ich identyfikatory podatkowe). Zgłoszenie aktualizacyjne w zakresie danych uzupełniających składa się na formularzu NIP-8. Należy to zrobić w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpi zmiana.

NIP-8 można przekazać w formie papierowej lub elektronicznej. Obecnie, ze względu na ograniczenia techniczne sytemu e-Deklaracje, nie można złożyć przez internet zgłoszenia opatrzonego kilkoma podpisami. Aby jednak umożliwić korzystanie z tej formy dokonywania aktualizacji także tym podmiotom, w których występuje reprezentacja wieloosobowa, zgłoszenie może w ich imieniu przekazać pełnomocnik. Pełnomocnictwo należy złożyć w formie papierowej w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencyjnych. NIP-8 musi być uwierzytelniony bezpiecznym e-podpisem.

Aktualizacja NIP-2

Formularz NIP-2 składają jako zgłoszenie aktualizacyjne osoby prawne i jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, będące podatnikami lub płatnikami podatków lub składek ZUS, ale niepodlegające wpisowi do KRS, np. spółki cywilne. Aktualizacji dokonują nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. NIP-2 można przekazać w formie pisemnej lub elektronicznej. Zgłoszenie przesyłane przez internet musi być opatrzone bezpiecznym e-podpisem. Podmioty, w których dla ważności czynności potrzebne jest złożenie więcej niż jednego podpisu, mogą wyręczyć się pełnomocnikiem. Nie ma bowiem możliwości opatrzenia NIP-2 przesyłanego drogą elektroniczną kilkoma podpisami.