Szanowni Państwo,

 

Przedkładam w załączeniu nowy statut Ministerstwa Spraw Zagranicznych nadany Zarządzeniem nr 20 Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 marca 2009 r., (M. P. Nr 14, poz. 181), a także Zarządzenie nr 8 z dnia 24 marca 2009 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Ministerstwu Spraw Zagranicznych oraz zmiany i uchylenia niektórych zarządzeń Ministra Spraw Zagranicznych.

Nowy Regulamin Organizacyjny MSZ wprowadza znaczące zmiany w procesach realizowanych w ministerstwie i na placówkach zagranicznych. Zmiany te dotyczą nie tylko struktury komórek organizacyjnych i zakresu realizowanych przez nie zadań, ale i – a może nawet przede wszystkim - trybu pracy, zarówno na poziomie całych jednostek (komórki organizacyjne, placówki), ich elementów (wydziały, referaty), jak i poszczególnych pracowników. W załączonym Regulaminie Organizacyjnym zostały podkreślone wprowadzone zmiany w stosunku do treści poprzedniego regulaminu organizacyjnego. Poniżej przedstawiam Państwu główne założenia zmian oraz cele, jakim one służą:

 

1.      Nowa struktura stanowisk pracy w centrali MSZ i w placówkach zagranicznych

W ramach utworzonych w komórce organizacyjnej wydziałów, referatów oraz samodzielnych stanowisk pracownicy pełnić będą funkcje wewnętrzne:

a.         Prowadzących - (tzw. desk-officer) osoby pełniące tę funkcję będą odpowiadać za przeprowadzanie niezbędnych analiz, przygotowanie propozycji rozstrzygnięć oraz inicjatyw. Celem ustanowienia tej funkcji jest zdecydowane umocnienie odpowiedzialności i – w pewnym zakresie – samodzielności pracowników zdolnych do prowadzenia tematów i spraw w sposób w pełni kompetentny. Dążymy do spłaszczenia hierarchii decyzyjnej i przyspieszenia procesu wytwarzania i obiegu informacji (w regulaminach organizacyjnych komórek i placówek zostaną określone kategorie spraw, w których prowadzący będą mogli lub nawet musieli działać samodzielnie, w tym np. kierować przygotowywane przez siebie materiały wyżej z pominięciem paraf bezpośrednio przełożonych). Zatem pracownicy pełniący te funkcje powinni posiadać odpowiednie doświadczenie w służbie zagranicznej;

 

b.         Asystentów wydziału – (tzw. junior diplomats) funkcja ta jest przewidziana dla nowych członków służby zagranicznej, którzy będą wykonywać na rzecz grupy prowadzących merytoryczne czynności pomocnicze (nie sekretarskie!), uczyć się przez 2-3 lata profesji dyplomatycznej, nie ponosząc pełnej samodzielnej odpowiedzialności.

 

Opisane funkcje wewnętrzne mają zastosowanie także w placówkach zagranicznych.

 

2.      Nowe zasady tworzenia wydziałów i referatów w centrali i na placówkach

Intencją zmian jest doprowadzenie do powstawania większych zespołów pracowniczych. Pracownicy zatrudnieni w komórkach organizacyjnych będą zatrudnieni w wydziałach, kierowanych przez naczelnika, liczących co najmniej 5 osób, bądź w referatach, liczących co najmniej 3 osoby. W placówce zagranicznej wydział obejmuje co najmniej 5 pracowników, w tym kierownika wydziału oraz przynajmniej jednego członka personelu dyplomatyczno-konsularnego. Celem tej regulacji jest także objęcie w ramach wydziałów szerszego zakresu kompetencji, przede wszystkim na placówkach zagranicznych. W interesie spłaszczania struktury decyzyjnej likwidowane będą też stanowiska naczelników wydziałów, jeśli nadzorującemu ich członkowi dyrekcji podlega jedynie kilka osób.

 

3.      Nowe podejście do współpracy pomiędzy jednostkami organizacyjnymi

W MSZ upowszechniać będzie się nie tylko ciągłe nastawienie na wewnętrzną modernizację, ale także techniki nowoczesnego zarządzania, w tym o charakterze projektowym. Planowane jest powoływanie zdecydowanie większej liczby poziomych struktur monitorujących, dyskusyjnych i wykonawczych (zespoły, komitety), z jednoczesnym wyznaczaniem osób odpowiedzialnych za nadzór (na szczeblu dyrektorskim) i koordynację realizacji interdyscyplinarnych zadań (kierownicy projektów). Zakłada się, że do części takich struktur powołani zostaną nie tylko pracownicy centrali, ale także placówek zagranicznych. Dzięki nowym technologiom komunikacji sztywny podział na centralę i placówki traci swój dawny sens. Mamy nadzieję, że dzięki takim modyfikacjom wielu z Państwa uzyska poczucie większego zaangażowania we współkształtowanie procesu zmian w MSZ.

 

4.      Uzupełniona definicja zadań komórek organizacyjnych i placówek zagranicznych

W regulaminie organizacyjnym wskazane zostały jednoznacznie takie obowiązki komórek organizacyjnych i placówek zagranicznych, jak np. aktywne uczestniczenie w procesie formułowania i realizowania polityki zagranicznej i polityki urzędu w danych dziedzinach, czy też – w wypadku komórek organizacyjnych – merytoryczny nadzór nad placówkami zagranicznymi RP oraz utrzymywanie współpracy z zagranicznymi przedstawicielstwami w Polsce.

 

5.      Nowy system organizacji narad regionalnych

Członkowie Kierownictwa MSZ oraz działający w porozumieniu z nimi dyrektorzy departamentów mogą zwoływać w razie potrzeby narady tematyczne, regionalne i kontynentalne. Problematyka ta zostanie szczegółowo dookreślona w nowym zarządzeniu nt. planowania i sprawozdawczości. Oczywiście, zwoływanie narad, częstsze niż w przeszłości, jest nadal uzależnione od dysponowania odpowiednimi środkami finansowymi.

 

6.      Likwidacja Departamentu Konsularnego i Polonii i utworzenie w jego miejsce Departamentu Konsularnego oraz Departamentu Współpracy z Polonią

Stworzenie odrębnego departamentu zajmującego się współpracą z Polonią pozwoli na właściwą realizację zadań dotyczących politycznych aspektów związanych z polską diasporą poza granicami kraju. Jednocześnie, praca konsularna staje się dziedziną zarówno specjalistyczną, jak i coraz lepiej zintegrowaną z całą strukturą polskiej dyplomacji. Ponadto, praca konsularna jest jednym z najistotniejszych dla wizerunku MSZ fragmentów działalności naszej służby. To oraz wejście do strefy Schengen wymusza powstanie nowego w wymiarze organizacji Departamentu Konsularnego.

 

7.      Nowy zakres zadań Biura Dyrektora Generalnego

Biuro Dyrektora Generalnego w nowej, węższej formule będzie skupiać się na dwóch obszarach: monitoringu realizacji najważniejszych projektów i decyzji DGSZ w ministerstwie oraz na placówkach zagranicznych, a także przeprowadzaniu zmian organizacyjnych i restrukturyzacyjnych. Koncentracja na tych dwóch obszarach ma duże znaczenie dla sprawnego przeprowadzenia fuzji MSZ z UKIE. W dalszym ciągu BDG będzie się zajmować analizą przebiegu procesów w ministerstwie i w placówkach zagranicznych.

 

8.      Utworzenie Biura Prawnego i Zamówień Publicznych

Ma na celu stworzenie jednej komórki organizacyjnej, która będzie obejmować wszystkie aspekty związane z procesem legislacyjnym realizowanym w ministerstwie, zastępstwem procesowym, obsługą Rady Ministrów, Stałego Komitetu Rady Ministrów, konsultacjami międzyresortowymi, a także procesem zamówień publicznych.

 

9.      Likwidacja BAF i utworzenie w jego miejsce Biura Finansów i Biura Infrastruktury

Zadania związane ze strategicznym planowaniem, kontrolą oraz nadzorem nad wydatkowaniem środków finansowych będą realizowane przez Biuro Finansów, które przestanie się zajmować administracją placówek i zastępowaniem innych komórek organizacyjnych w ich odpowiedzialności za określone, finansowe fragmenty funkcjonowania sieci naszych przedstawicielstw. Natomiast zadania dotyczące planowania i zarządzania całym majątkiem (ruchomym i nieruchomościami) będą leżały w kompetencji Biura Infrastruktury.

 

10.  Uruchomienie Centrum Operacyjnego

Po pierwszej fazie testów i rozwoju nadszedł czas na całkowite wyodrębnienie i wzmocnienie tej komórki organizacyjnej. Pozwoli to na dostosowanie jej struktury i obsady kadrowej do formuły pracy 24 godziny / 7 dni w tygodniu. Jego uruchomienie oznacza stworzenie faktycznego centrum monitoringu sytuacji międzynarodowej, które stanowić będzie narzędzie pozwalające na przekazywanie informacji o krytycznym znaczeniu i błyskawicznej ewaluacji jej wagi. Również CO rozpisywać będzie szyfrogramy nadchodzące z placówek.

 

11.  Połączenie Archiwum i Biura Zarządzania Informacją

Strategicznym celem nowej komórki organizacyjnej jest stworzenie i rozwój globalnej platformy intranetowej służącej gromadzeniu i dzieleniu się wiedzą w MSZ traktowanym jako struktura globalna. Należy podkreślić, że wykorzystanie platform wymiany wiedzy jest dzisiaj absolutnym standardem w pracy służb zagranicznych większości nowoczesnych państw. Informacja, aktualna wiedza oraz kultura jej przekazywania są podstawowym tworzywem i narzędziem efektywnego wywierania wpływu w stosunkach międzynarodowych. Jednocześnie połączenie Archiwum ze strukturami BZI posłużyć ma szerszemu wykorzystaniu wiedzy historycznej o polskiej polityce zagranicznej i historii dyplomacji do praktycznych działań.

Mam nadzieję, że zaproponowana struktura oraz rozwiązania organizacyjne wychodzą naprzeciw oczekiwaniom pracowników resortu oraz przyczynią się do usprawnienia funkcjonowania ministerstwa, a tym samym do lepszej i bardziej efektywnej współpracy ministerstwa z kierowanymi przez Państwa placówkami.

 

 

 

Rafał Wiśniewski

Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej